忘年会の幹事が準備しておくこと10項目!成功させるコツとは?

忘年会の幹事が準備しておくこと10項目!成功させるコツとは?

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忘年会のシーズンが近づいてきましたね。

会社の忘年会の場合、幹事担当の新人さんはかなり緊張するのではないでしょうか。

でも、ちゃんと準備しておけば大丈夫です!

今回は、忘年会の幹事として準備しておくこと10項目と成功させるコツをご紹介します。

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忘年会の幹事として準備しておくことは?

忘年会の幹事は、なんといっても前日までの準備も大切なお仕事です。

幹事の当日の流れについては、こちらの記事を参考にしてくださいね。→ http://netadon.net/1643.html

ここでは、外してはいけない10項目をしっかり確認していきましょう。

忘年会といえば12月ですが、幹事としての準備は10月下旬もしくは11月上旬から始まっています。

なぜなら、多くの会社が忘年会をするためにお店の予約をし始めるのが11月だからです。

出だしが遅くなってしまうと、もう予約がいっぱいで良さそうなお店が見つからないなんてことにもなりかねません。

まずは、いつまでに何をしなければいけないのかというスケジュールを立てておくとスムーズに進めることができますよ。

  • 日にち、時間を決める

    1ヶ月~1ヶ月半前には予定を立て始めておきたいところです。

  •  

  • 予算を立てる

    去年まではどうだったのかなどを参考にしながら決めるといいでしょう。
    少し多めに予算を立てておくと、忘年会の後、不足分を回収なんてこともありません。

    例:1人4,000円×20人+ゲーム等の景品代など(あれば)=合計○○○○○円(○○○○円/人)

  •  

  • お店、コースを決める

    例年同じお店を予約している等があればそのお店で、コースも決めてしまいましょう。
    決めたお店が無ければ、【食べログ】で口コミを検索してから【ぐるなび】で予約がオススメです。

  •  

  • お店を予約

    人数はまだ未確定ということを伝えます。
    おおよその人数+αで伝えておくと、狭い席に押し込まれることがないですよ。
    そして、お店の人にいつまでに確定すればよいかを確認しておきましょう。

    また、席の希望等があれば、店員さんに伝えておくといいでしょう。

  •  

  • 案内メールを作成して送信

    必要な内容は、
    日にち、開始時間、店名、場所(地図)、コース名、コース内容、料金、出欠の返信についてなど。
    例文をご紹介しますので、参考にしてみてくださいね。

  • 【例文】

    件名:社内忘年会のご案内

    お疲れ様です。

    ◯◯課 ◯◯です。

    今年も12月に忘年会を開催する事になりました。

    1年の締めくくりとして是非ご参加ください。

    下記内容をご確認いただきまして、参加可否の返信をお願いいたします。

    ———————————————————————-

    1. 日時 12月◯日(金) 19:30~
    2. 場所 居酒屋「△△△△」
        TEL  ***-***-****
        地下鉄 ◯◯駅 徒歩5分
        お店の地図 http://xxxx.xxxxxx.xxx
    3. 参加費 5,000円

    ———————————————————————-

    参加可否連絡 締切:11月◯日(水) 17:00

    疑問等ありましたら、メールにてご質問ください。

    それでは、宜しくお願いします。

     

     

  • 上司への挨拶依頼

    乾杯や締めの挨拶など、会社によって上司が担当する挨拶は色々なので、自分の会社の通例を参考にして依頼するようにしましょう。

  •  

  • 参加の確認メールを作成して送信

    案内メールの内容(日にち、開始時間、店名、場所(地図)、コース名、コース内容、料金)を再度記載して、キャンセルの項目を追記します。

    【追記例文】
     「キャンセルは何日前までにお願いします」など

  •  

  • 参加者名簿を作成

    人数が多い場合は、参加者の名簿を作成しておくといいですよ。
    当日持っていけば人数確認にもなりますし、準備段階でも会費を集めたりする時に非常に便利です。

  •  

  • お店に人数確定の連絡をする

    お店のルールにしたがって、何日前までに確定人数を伝えなければいけないかを覚えておき、ちゃんと人数を伝えましょう。
    そして、予約がちゃんと取れているかももう一度確認しておくと安心です。

  •  

  • 会費を集める

    できれば当日までに会費を集めておきましょう。
    無理な場合は、当日、お店に行くまでには集めておきたいところです。
    集めた会費を入れる袋(封筒など)、釣り銭、電卓があればとても便利です。

  •  

ここまでやっておけばもうバッチリです!

あとは、当日を待つばかり♪

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忘年会の幹事を成功させるコツとは?

忘年会を成功させるかどうかは、幹事にかかっているからガンバレ!

なんてことを言って新人さんをビビらせる先輩もいるようですが、鼓舞してくれてるんだな~くらいに思っておきましょう。

その先輩も数年前は、始めの幹事の時はアタフタしていたはずなんですから。

新人さんが会社の忘年会の幹事をする時に、これだけ守っておけば大丈夫!と言われているのは・・・

  • 大きな声で
  •  

  • 礼儀正しく
  •  

  • 一生懸命頑張る
  •  

ほんと、コレだけ守っておけば、悪い印象は持たれないでしょう。

お酒が入った状態では、最後の方はもうみんなあまり覚えていませんから(笑)

でも、この3つの絶対条件を外してしまうと、忘年会後の社内で冷たい視線にさらされることになるかもしれないので気をつけましょうね。

まとめ

何事も「できるかな?」と不安になる時は、始める前にしっかり準備をしておくと、意外とスムーズに何事もなく終わるものですよね。

ちゃんと準備したから大丈夫!そんな自信が自分の中で生まれるのかもしれません。

忘年会の幹事も、準備をしっかりしておけば大丈夫ですよ。

わからないことは、先輩や上司に教えてもらいながら頑張ってみてくださいね。

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